Organizador de documentos en SharePoint 2010

Una de las funcionalidades poco conocidas de SharePoint 2010 es la posibilidad de organizar documentos hacia otras bibliotecas de forma automática basado en reglas, y sin tirar una sola línea de código (esta funcionalidad esta disponible en la versión Server de SharePoint).

Es una forma que el usuario no tenga que conocer la estructura del sitio (por ejemplo un repositorio documental) sino que lo unico que tiene que hacer es dejar su documento en una única biblioteca y este, basado en reglas, será movido de forma automática a la biblioteca que le corresponda.

Para poder crear esta biblioteca de documentos que ordene de forma automática (a nivel de sitio), lo que tenemos que hacer es lo siguiente:

1) Debemos activar la característica “Content organizer“, para ello nos vamos a: Site actions -> Site settings -> Manage site features y activamos la caracteristica.

 

2) Una vez hayamos activado la característica, se nos creará una carpeta llamada “Drop Off Library” y aparecerán dos nuevas opciones dentro de la pagina de “Site settings” en “Site administration” llamadas: “Cotent organizer settings” y “Content organizer rules

3) A nivel de configuración “Cotent organizer settings“, existen varias opciones interesantes, como la de poder mover el documento a una biblioteca de un sitio deferente al actual. Otra opción muy interesante es la de poder decidir que ha de hacer SharePoint cuando encuentra un archivo duplicado, pudiendo crear una nueva versión del documento o bien, renombrando el archivo.

4) Cuando accedemos a las reglas “Content organizer rules“, podemos ver que la organización de los archivos se realiza a través de tipos de contenido, a los cuales podemos añadir condiciones. Otro de los parámetros necesarios es la biblioteca de destino.

A nivel de limitaciones, comentar que únicamente esta habilitado para bibliotecas en vez de listas.

Incluyo este vídeo que creo que puede ser muy didáctico:

Más información sobre esta funcionalidad puedes encontrarla en: office.microsoft.com

 

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