Centro de Registro (Record Center) en SharePoint 2010

Otra funcionalidad muy interesante (no es nueva ya que estaba presente en SharePoint 2007), pero que es muy poco usada a nivel empresarial es el uso de Centros de Registro o también conocido como Record Centers en SharePoint 2010.

El centro de registros está pensado como un repositorio central en el que una organización puede almacenar y administrar todos sus registros como sus documentos legales y financieros. SharePoint 2010 ofrece la capacidad de administrar registros “locales”. Con la administración de registros locales, puede usar cualquier característica disponible en el centro de registros, como la aplicación de la directiva de administración de información, la distribución y la suspensión, para administrar los registros en cualquier sitio de SharePoint (esta funcionalidad esta disponible en la versión Server de SharePoint).

El centro de registros tiene varias características que ayudan a garantizar la integridad de los registros almacenados en él:

  • El sistema nunca codifica automáticamente los registros. Esto garantiza que los registros que se cargan en el sitio del centro de registros y se vuelven a descargar posteriormente sean idénticos.
  • Los administradores del sitio pueden configurar el centro de registros para impedir la manipulación directa de los registros. Esto se realiza mediante el control de versiones de los cambios que se realicen en el contenido de los documentos y la auditoría de tipos específicos de cambios.
  • El centro de registros permite a los administradores de registros agregar y mantener los metadatos de los elementos aparte de los metadatos de un registro a fin de que la información que sea pertinente para las tareas de administración de registros pueda actualizarse sin modificar el registro subyacente. También se controlan las versiones de los metadatos.

Aplicación de la directiva de administración de la información    SharePoint 2010 incluye varias características de directiva que resultan útiles para la administración de registros:

  • Auditoría: Esta característica registra los eventos y las operaciones que se realizan en los archivos. La auditoría resulta útil para registrar quién tiene acceso o ve la información del centro de registros.
  • Caducidad: Esta característica especifica cuánto tiempo debe retenerse un registro y qué acción debe tener lugar cuando finalice el período de retención, ya sea la eliminación o la iniciación de un flujo de trabajo de aprobación de disposición. El período de retención de un registro suele empezar cuando el registro se envía inicialmente al centro de registros.
  • Códigos de barras: Esta característica proporciona a cada registro una imagen de código de barras y un valor numérico únicos. El valor del código de barras se almacena e indiza junto con la versión electrónica del registro. Los códigos de barras resultan útiles para retener los registros físicos y realizar su seguimiento. Cuando los registros de una biblioteca tienen versiones físicas, los códigos de barras proporcionan una forma de correlacionar las versiones físicas con sus homólogas electrónicas.

Los pasos para crear un centro de registros son los siguientes:

1) Partiendo de una colección de sitio o sitio, hay que crear un nuevo sitio, utilizando la plantilla “Record Center”. Se le asigna un nombre de sitio y una url.

2) Una vez creado el sitio podemos apreciar, que esta plantilla ha creado un Organizador de documentos (como ya explique en un post anterior), a partir de este momento podemos empezar a subir archivos y documentos, con la tranquilidad que nos puede dar saber que dichos archivos quedaran según lo subamos y nada ni nadie podrá modificarlos sin que quede registrado.

He querido añadir una referencia a este video de Microsoft, donde se explica la funcionalidad de la plantilla de sitio de “Record Center”:

Más información sobre el Centro de registros, aquí.

 

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